Organizational Development – Merge zweier Offices

 

In den letzten drei Wochen war ich kaum in den Dörfern unterwegs, sondern fokussierte mich stark auf meinen eigentlichen Job, nämlich zu analysieren, warum im „Umweltbüro“ soviele Diskrepanzen und Disharmonien auftreten, Ziele nicht erreciht werden und inwiefern Arbeitsprozesse verbessert werden können. Ein Ergebnis meiner Analyse ist die Zusammenlegung von zwei Büros, die sich um Umweltbelange kümmern. Redundante Arbeiten werden so zukünftig vermieden, Transparenz wird geschaffen und notwendige Kommunikationswege verkürzt. In einem mehrtägigen workshop haben wir Vision, Mission und „Geschäftsstrategie“ definiert, eine entsprechende Organisation aufgestellt und pro Position roles & responsibilities definiert. Bisher gab es noch nicht ein angelegtes Jobprofil in der gesamtem Regierung…
Da zu den bisherigen Positionen 8 weitere hinzukommen und insgesamt eine Organisation von 23 Mitarbeitern kreiert wird, musste ich vor der Legislativen sowie vor dem Finazbüro verteidigen, warum diese Positionen unbedingt notwendig sind. War sehr interessant und hat sehr viel Spaß gemacht, da ich, bezogen auf die Strategie und den Arbeitsplan der nächsten Jahre von der Notwendigkeit zusätzlicher Positionen völlig überzeigt bin. Hier in der provinziellen Regierung ist eines der größten Probleme, dass über 50% der Angestellten Zeitarbeiter sind, die über die Jahre spontan eingestellt wurden, weil es plötzlich sehr viel zu tun gab, aber hauptsächlich, weil sie die Schwester, der Cousin, die Tante oder die Freundin des Bruders sind…Dies führte dazu, dass hier eindeutig zu viele Mitarbeiter rumsitzen, die wirklich nichts zu tun haben aber auch die wichtigen Jobs nicht ausführen können, da sie keine entsprechenden skills haben und als Zeitabreiter keine Weiterbildung wahrnehmen dürfen. Kurzum, die Büros sind voll mit Menschen aber es mangelt an gutem Personal. Bezogen auf die Zusammenlegung der beiden Büros wird sich das in Zukunft ändern. Das Budget für die neuen Positionen ist bereits freigegeben und einige Zeitarbeiter in andere Abteilungen transferiert. Transfers sind natürlich keine dauerhafte Lösung aber meine Mission in einem Entwicklungsland ist es sicherlich nicht, Personal zu kürzen. Ich wies den Governor darauf hin, dass die Regierung weitaus effektiver arbeiten würde, wenn Zeitarbeiter eingespart und mit einer geringeren Anzahl an Festangestellten ausgetauscht werden würden. Wir dikutierten über ´re/-ouplacementmöglichkeiten`, da ab nächstes Jahr viele Investoren in der Provinz Fuss fassen wollen und somit Arbeitsplätze zu Verfügung stehen. Dieses Thema werde ich jedoch aus Zeitgründen nicht mehr betreuen können. Schade. Es gibt hier so viel zu tun und es macht so viel Spaß zu unterstützen und Ordnung in die Strukturen der Provinz zu bringen.

Bezogen auf die Zusammenlegung der Büros finden ab nächste Woche Gespräche mit den bisherigen Mitarbeitern statt, inwiefern sie zukünftig welche Aufgaben übernehmen werden. Auch das ist neu hier. Kaum zu glauben, aber bisher wurde es nicht gehandhabt, daß eine Person für ein bestimmtes Thema, wie Waste Management oder Biodiversity, zuständig war. Jeder hat hier irgendwie auf Zuruf gehandelt. Expertenwissen konnte somit überhaupt nicht aufgebaut werden und für Externe war es schwer, den richtigen Kontakt in der Regierung zu finden. Wir fangen ebenfalls an, die freien Positionen extern auszuschreiben und werden einen legalen Einstellungsprozess durchlaufen. Ziel ist es, dass die neue Organisation ab Januar funktioniert – mit Mitarbeitern, die aufgrund ihrer Qualifikationen auf entsprechenden Posten sitzen und nicht aufgrund ihres Verwandschaftsgrades. Hört sich komisch an, ist hier jedoch ein extremer Durchbruch.

Restrukturierung ist auch für die HR-Abteilung neu. Eine ganz schöne Herausforderung, neu zu organisieren sowie gleichzeitgi zu lehren.

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